講演に来られなかった人はよくこんなことを言うだろう。「出席できなくて残念でした。すごく良かったそうですね。できればパワーポイントのスライドだけでも送ってくれませんか?」しかし、よくできたスライドなら、あなたなしではほとんど意味がないはずだ。パワーポイントのスライドよりも、講演内容の要点をまとめ、さらにその内容をふくらませた文書を事前に準備しておく方がはるかに役に立つ。聞き手にとっても、ただ単にパワーポイントのスライドを印刷したものより、講演内容をさらに詳しくまとめた印刷物を持ち帰る方がずっとよい。聞き手に、詳細をまとめた資料や出版物を講演の後に渡す用意をしていれば、パワーポイントのスライドを大量のテキストで埋めようとする必要もないのだ。
この内容については後のセクションでまた詳しく触れるが、テキストに関して必ず覚えておくことは、聞き手に背を向け、スライドのテキストを一字一句読みあげるようなことは絶対にしてはならない、ということだ。
パワーポイントのクリップアートや、漫画のような線画は使わないようにしよう。繰り返して言うけれども、ソフトウェアに付随したものは、見る人も何百回と目にしているのだ。1993年当時には興味を誘ったのかもしれないが、現在ではこういったクリップアートを使うと、たいていの場合講演者のプロらしさを弱めてしまう。もちろん例外はあるし、すべてのパワーポイントのクリップアートがひどいというわけでもないが、使う時はとにかく注意深く慎重に使うこと。
わたしはよくスライドに「人」の画像を使う。「人」の写真を使うと、聞き手がスライドにより情緒的に共感を覚えやすくなるからだ。写真の重要度が低い場合、わたしは明るさを下げ、フォトショップの「ガウスぼかし」や「モーションブラー」フィルタをかけてやる。写真が一番重要な場合は、聴衆に(製品の写真などに)注目してほしいので、画像をより目立たせてテキストをほとんど(または一切)なくしてしまう。
自分のニーズに合ったオリジナルのテンプレートを作ることも可能だ。作成したファイルをデザインテンプレート(.pot)として保存すれば、このテンプレートは次回以降通常のパワーポイントのテンプレートに加えて表示されるようになる。また、専門家が作成したテンプレートをオンライン購入してもよい(例えば、www.powerpointtemplatespro.com など).
割合を示す場合に使用する。割合の要素は4-6個に押さえ、色を変えたり位置をずらしたりして、もっとも重要な要素を引き立たせること。
時系列に量の変化を示す場合に使用する。棒の数を4-8本に限るともっとも効果的だ。
量を比較する場合に使用する。例えば、会社の売上高を地域ごとに比較するなど。
傾向を示す場合に使用する。例えば、この図は毎年売上高が上昇していることを示す、単純な線グラフだ。良い傾向が示されている。この点を強調するためには、矢印を後から表示させるようにする。ほら、先行きは順調だ!
もっとよく知るには: