どんな社会的背景を持っていて、あなたが提供しようとしている情報についてどれだけの知識を持っているのか?
インスピレーションを与えるため?実用的な情報を得るため?アドバイスより理論やコンセプトを求めているのか?
あなたに期待されることは?
場所や設備等について出来る限りの情報を得ること。
準備に十分な時間は取れるのか?何時から始まるのか?他にもプレゼンターがいるなら、あなたは何番目か?(選択できるなら、最初か最後の順番を選ぶのが良い)何曜日に行われるのか?これらは全て大切な要素である。
聞き手に覚えておいてもらいたい3つの要素は何か?
その3つを補足する情報以外の要素は増やさないようにしよう。
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クリフ・アトキンソン氏は2005年に著書「Beyond Bullet Points」で次のように述べている。
「プレゼンテーションをいきなりパワーポイントで作り始めるというのは、まるで映画監督が台本もないのに配役し撮影を始めるようなものだ。」
準備段階はアナログで
私はよくメモパッドとペンを使ってストーリーボードのラフ案を書き出す。前述したように、アイデア出しをする時はアナログの方法の方がよりクリエイティブに考えられるからだ。ソフトウェアの使い方に迷うこともないし、全体の流れを見ることも簡単にできる。ある事柄について補足的にイメージを使用したい場合、例えば写真を入れたり、グラフを用いたりなど、手書きでそのラフをさっと描くこともできる。そんなやり方は時間の無駄で、始めからパワーポイントで作った方が二度手間が省けるのでは?と思う人もいるだろう。しかし実際そうしてみたところ、その方がもっと時間がかかることに私は気づいた。なぜなら、全体像を見ようとすると、スライドビューから全体ビューへ何度も行ったり来たりを繰り返さなくてはならず、より手間がかかるのだ。紙やホワイトボードを使うアナログなやり方は、 伝えたいメッセージを整理しシンプルにする作業が容易にできる。そのプロセスを経てからパワーポイントを使うと、よりスムーズに形にすることができるのだ。その際、私はあまりメモパッドやホワイトボードに書き出したラフ案を見ることはない。なぜならその時点で既に頭の中で明確にメッセージの構成と流れが出来上がっているからだ。時々ラフ案を見直して、どんなイメージを使おうと考えていたかを確認し、iStockphotoなどのストックフォトサイトや自分が撮った写真のライブラリーからそれに合ったイメージを探し、スライドに挿入する。アナログとデジタルを上手く活用しよう。