準備段階のヒント

パワーポイントを立ち上げる前に、プレゼンテーションをする日のことをよく考えてみよう。そもそもの目的は何か？なぜあなたがプレゼンを依頼されたのか？聴衆は何を期待しているか？例えば50分のプレゼンをするならば、その中で最も重要で、聞き手に覚えてもらいたい情報は何か？単に情報を共有するように求められたとしても、それだけでは聞き手は満足しないだろう。情報を得るためだけならミーティングやセミナー、プレゼンテーションは必要ない。本や配布資料を読めば良いのだ。

聞き手にとって最も有益な情報を提供する素晴らしいプレゼンターになるためには、プレゼンテーションのコンテンツを作成する前に、まず聞き手に関する基本的な情報を正しく把握しなければならない。最低でも次の5つについては明確にしておこう。

どれだけデリバリーが上手くても、またスライドに素晴らしいビジュアルを使用して美しくまとめていても、プレゼンテーションの内容自体がしっかりしたものでなければ、それは成功とは言えない。内容が良ければそれでいいという訳でもないが、プレゼンテーションの準備段階では、聞き手に適した内容を考え、それを聞き手が共感できるようなストーリーへと作り上げることが大切だ。

注意事項：内容を充実させることは重要だが、聞き手に大量のデータを投げつけることは避けよう。これは残念ながらよくあることなのだが、聞き手が消化できる限界を超えたデータを盛り込み過ぎ、またそのデータの持つ意味を分かりやすく説明しようとする努力を怠るプレゼンターがたくさんいる。これは全てを盛り込まないと要点を理解してもらえないかもしれないという恐れからくることが多いが、実は全く逆効果だ。

シンプルにするというのは手を抜くという意味ではない。複雑な内容をシンプルにするのはプレゼンターにとってはとても大変なことだが、聞き手には分かりやすく、受け入れられやすい。そのためにはより注意深く情報を精査し、何を入れて何を省くか、慎重に考えなければならない。あなたが伝えようとしているメッセージの根幹となるものは何か？準備段階では常にそれを考えながら内容をまとめること。迷った時は自分にこう問いかけてみよう：

準備段階ではアナログな方法をお勧めする。つまり、いきなりパワーポイントやキーノートに情報を打ち込むのではなく、紙とペンを使ってアイデアを書き出していこう。私はいつもオフィスにある大きなホワイトボードに自分の考えを書き出してブレインストーミングする（アップルに勤めていた時は、オフィスの壁一面がホワイトボードだった）。私にはホワイトボードはとても効果的で、制限されることなく自由に考えをアウトプットすることができる。そして一歩下がって全体像を俯瞰し、書き出したアイデアをどう論理的に構成してパワーポイントに落とし込むかを考えることもできる。また要点を抽出し構成をまとめていく上で、補足的なチャートや写真などのビジュアル要素も思いつくままにラフでそこに描いていく。プレゼンテーションにはデジタル技術が必要だが、話をして聞き手と繋がりを築くという行為はとてもアナログなものだ。

クリフ・アトキンソン氏は2005年に著書「Beyond Bullet Points」で次のように述べている。

「プレゼンテーションをいきなりパワーポイントで作り始めるというのは、まるで映画監督が台本もないのに配役し撮影を始めるようなものだ。」

準備段階はアナログで

私はよくメモパッドとペンを使ってストーリーボードのラフ案を書き出す。前述したように、アイデア出しをする時はアナログの方法の方がよりクリエイティブに考えられるからだ。ソフトウェアの使い方に迷うこともないし、全体の流れを見ることも簡単にできる。ある事柄について補足的にイメージを使用したい場合、例えば写真を入れたり、グラフを用いたりなど、手書きでそのラフをさっと描くこともできる。そんなやり方は時間の無駄で、始めからパワーポイントで作った方が二度手間が省けるのでは？と思う人もいるだろう。しかし実際そうしてみたところ、その方がもっと時間がかかることに私は気づいた。なぜなら、全体像を見ようとすると、スライドビューから全体ビューへ何度も行ったり来たりを繰り返さなくてはならず、より手間がかかるのだ。紙やホワイトボードを使うアナログなやり方は、 伝えたいメッセージを整理しシンプルにする作業が容易にできる。そのプロセスを経てからパワーポイントを使うと、よりスムーズに形にすることができるのだ。その際、私はあまりメモパッドやホワイトボードに書き出したラフ案を見ることはない。なぜならその時点で既に頭の中で明確にメッセージの構成と流れが出来上がっているからだ。時々ラフ案を見直して、どんなイメージを使おうと考えていたかを確認し、iStockphotoなどのストックフォトサイトや自分が撮った写真のライブラリーからそれに合ったイメージを探し、スライドに挿入する。アナログとデジタルを上手く活用しよう。

プレゼンテーションの構成作りは最重要ポイントだ。しっかりと考え抜かれた構成がなければ、スムーズなデリバリーも美しいビジュアルも無意味なものになってしまう。最初の段階でアイデアをじっくりと抽出し、それらを論理的な流れに落とし込めば、あなたの考えは明確になるだろう。また聞き手はあなたのプレゼンの流れを理解する必要がある。これは、プレゼンの最初に議題を示したスライドを見せれば良いというのではない。実際の構成自体を論理的な流れに基づいたロードマップとして描き、そしてその旅に聞き手を導こう。

プレゼンテーションの準備段階で、 私はよく「だから何？」「それで？」と自分に問いかける。プレゼンターは常に聞き手の立場になって考えることを忘れてはいけない。 あなたの話す内容が相手にとってなぜ 大事なのか、どう関係するのか？「だから何？」の質問にうまく答えられないなら、その情報は省いてしまう方が良いだろう。

あなたのメッセージの明確さをエレベーターテストで試してみよう。このエクササイズは、あなたのメッセージを30-45秒以内に「売る」ための練習だ。こんな状況を想像してみよう。あなたはマーケティング部長に新しい企画について説明するアポを取りつけた。納期も予算もかなり厳しい中、この企画の承認を得るために、部長に直談判できるのはとても大きなチャンスだ。部長室の前に到着すると、急に部長が部屋から飛び出して来た。手にはコートとブリーフケースを持っている。「悪いが急用が出来て外出しなければいけなくなった。時間がないので、一緒にロビーまでエレベーターで降りよう。その間に企画について聞かせてくれないか？」果たしてあなたは、エレベーターがロビーに着くまでに自分のアイデアを上手く説明できるだろうか？実際にこんな状況は起こらないかもしれないが、プレゼンテーションの持ち時間を半分にするように要求されることはあるかもしれない。例えそんなことが起こらないとしても、そんな状況でいかにあなたの考えを簡潔にまとめられるかを考えながら準備すると、よりメッセージが明確になり、伝わりやすくなるのだ。

素晴らしいプレゼンテーションにはストーリーがある。一流のプレゼンターはよく個人的なストーリーを語って自らのメッセージをより深く描写する。複雑なアイデアをわかりやすく伝えるには、参考例をたくさん挙げるか、そのアイデアが活かされた経験談などをストーリーとして語ると効果的だ。ストーリーは聞き手の記憶に残りやすい。プレゼンテーションの内容をしっかりと覚えてもらいたいなら、聞き手が共感でき、記憶に残るストーリーを考えてみよう。良く出来たストーリーは明確な起承転結で構成されている。単に事実やデータを示すだけではなく、それがどういう意味を持つのか、関連性のあるストーリーを語ってみよう。

プレゼンテーションをする際、緊張するという人は少なくないが、準備を周到にすれば緊張は減らすことができる。プレゼンテーションの論理的な流れを作り、適切でプロフェッショナルな補足ビジュアルを用い、しっかりと時間をかけて準備したならば、何も緊張することはない。それに加え、実際のコンピュータとプロジェクターを使用してリハーサルを何度か行えば、緊張感はいつの間にか消えてなくなってしまうだろう。私たちは無知なことに対して不安や恐れを感じる。プレゼンテーションの内容をしっかりと熟知し、リハーサルも行い、次にどのスライドが来るか把握し、どんな質問が来そうか予め想定し、それに対して答えを用意しておく。そうやって準備すれば無知の要素はほとんどなくなるだろう。わからないことや不安に思うことを一つ一つ取り除けば、自然と不安に思う気持ちはなくなり、その代わりに自信が満ちあふれて来ることだろう。